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外貿業務跟單員工作流程
作者:john 來源:互聯網 閱讀次數:22067次 發布日期:2010年3月01日



  外貿業務跟單員工作流程


  進出口貨物的基本程序

  外貿業務主要就是進行貨物的進出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。
  貨物的出口交易有二種形式,一種通過外貿公司出口,另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有:接單,跟進生産,出貨跟蹤,制單結彙等。
  一.接單:接單也即合同的簽定,訂單的取得。合同的書面形式並不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱,標的物的質量,數量,價格,交貨和支付等交易條件的書面文件,包括買賣雙方爲達成交易而交換的信件,電報或電傳,都足以構成書面合同。
   1.下單方式:客戶下單的方式有:通過電話,Fax, Email或書面合同等方式。
   2.接單的途徑:交易會,出訪,出國參展,邀請客戶來訪,利用我們的網站,等等。
   3.接單的形式:在出口貿易中,跟單員接的單沒有特定的限制,最常見的是:
  (1) 合同:(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣方草擬,後者由買方草擬。
  (2) 確認書;(CONFIRMATION)它比合同要簡化些。對異議,仲裁,不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書(SALES CONFIRMATION)和購貨確認書(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大,批次較多的輕工商品,日用品,土特産等。而合同用的比較正規。機器設備,大棕貿易的進出口。
  還有協議書,意向書,訂單和委托訂單等。要提的是,客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單,我們收到後要回複,不能置之不理,否則算默認。
   4.接單的程序: 接單的程序可分爲詢盤,發盤,還盤和接受四個環節。
  (1) 詢盤:(INQUIRY)又叫詢價。
  (2) 發盤:(OFFER)又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件,並願意按照這些條件達成交易,訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中,發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。
  (3) 還盤:(COUNTER-OFFER)又叫還價。
  (4) 接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件,並願意按這些條件達成交易,訂立合同的一種確定的表示。
  二.審單:即審核合同
   1.審單內容:
  確認産品名稱,規格,質量,數量,單價,價格條款,總額,付款方式,包裝要求,交貨期,交貨方式。
   2.審單方法:
  (1)産品名稱,規格:
  審查時産品代碼是不是自身的産品?與我們的産品資料能否對上號?
  有很多公司和企業産品名稱的代碼同時也代表了規格。
  (2)質量:
  也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中,貨物的品質不僅是主要交易條件,也是我們跟單員進行審單的首要條件。
  (3) 數量:
  應審查貨物的數量是否可以及時備妥,其計量單位,重量以及約數有何規定。
  約數:如合同數量前加“約”,可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認爲是2。5%,有的認爲是5%。按《跟單信用證統一慣例》,信用證上如規定約字,應允許有不超過10%的增減幅度。
  (4)單價,總額的審查:
   1. 客戶下單有的會將單價標出,我們要對照我們的報價表審查是否對?總額有沒有加錯? 新客戶下單,要查看我們給他的報價。
   2. 通常我們以美元爲結算貨幣,但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。(英鎊,港幣,歐元)
  (5)價格條款的審查:
  出口貨物的單價條款,也稱價格術語,常用的有:
   FOB 船上交貨價(指裝運港的價格條件)
   C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運費付至指定目地的交貨
   CIF 成本+保險費+運費(指目的港)價格
  常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下:
  (1) FOB價格換算爲其它價:
   CFR價 = FOB價 + 運費
  
   FOB價 + 運費
   CIF價 = -----------------------
   1 - 保險費率 X 投保加成
  
  
  (2) CFR價格換算爲其它價:
   FOB價 = CFR價 – 運費
  
   CFR價
   CIF價 = ----------------------------
   1 – 保險費率 X 投保加成
  
  (3) CIF價格換算爲其它價:
   FOB價 = CIF價 X (1 – 投保加成 X 保險費率) - 運費
   CFR價 = CIF價 X ( 1 – 投保加成 X 保險費率)
  
  (6)付款方式審查:
   1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。
   2. 支付的貨幣能否接受?
  
  (7)包裝要求的審查:
   1. 工廠的産品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受?
   2. 客戶提供的包裝(彩印,尺寸)我們能否做?
   3. 客戶提供的包裝資料是否齊全?(內包裝,外包裝,標簽,說明書)
  內包裝:普合,白合,彩合,吸塑
  外包裝:紙箱,木箱,桶裝,編織袋。最主要是唛頭印刷。
  
  (8)交貨期的審查
  (1) 跟單員應審查交貨期是否合理,公司是否能及時籌備到貨物,並裝船送達。交貨期一般應規定一個期限,而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周,3周,或一個月,二個月,一個季度或更長。
  
  (9)交貨方式的審查:
  運輸主要有海運,陸運,空運,郵寄等等。
  注:如運費由客戶支付,客戶決定交貨方式。如我們付費,盡量用海運。如報的價是連同海運價,而客戶要求空運 (趕銷售),我們可要求客戶承擔多出部分的費用。
  關于樣品:
  要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步。
   1. 寄目錄,樣本:
   2. 准備樣品。
  (1) 工廠現有的款式
  (2) 新款
  (3) 客戶來樣。
  要領:無論老品,新品,還是客戶來樣,樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反複修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品,以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中,憑樣品成交的比重很大。作爲跟單員,我們要做到:
  (1) 有完整的産品資料,主動進行宣傳。
  (2) 新品的成本,價格要進行核算。
  (3) 新品的制作要留有實樣。
  (4) 客戶的來樣要保存好原樣。
  三.形式發票:PROFORMA INVOICE
  買方爲了向其本國當局申請進口許可證或核批外彙,在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱,規格,價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交後不能代替正式發票使用,對雙方都無最終約束力。爲了區別于正式發票,它必須明顯表明“形式發票”字樣。 形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。(收貨人,合同號,形式發票號,開出日期)。 産品信息 (品名,數量,價格,交貨期)。合同條款 (價格條款,付款方法)。此外,提供我們的銀行資料以便客戶開證或彙款。
  注意幾點:
   1 .單價條款要明確 (FOB, CFR, CIF)
   2 .交期要明確
   3 .付款條件要明確 (LC, TT)
  四.出口貨物跟單的基本程序:
  出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨,證,船,款爲中心,包括備貨,催證,改證,租船訂倉,(報關,報驗,裝船),制單,結彙等環節。我們將這些程序概括爲:
   (1).籌備貨物:按訂單及信用證的要求,按時,按質,按量地備好貨物。
   (2).催審單證:大多數的支付方式是L/C。對安全收彙有保障,因它是銀行信用。 只要所裝運貨物與信用證條款一致,銀行保證付款。跟單員應對以L/C爲支付方式的合同進行催證,審核和修改的跟蹤工作。
  催證:貨物快完成時,要催證。
  審證荷笾な且瀉凸鏡墓餐霸穑诜段Ш湍谌萆嫌興煌R寫誘呙嫔希さ墓矣形廾騁淄矗靠ば械淖市牛抗舊罂と撕褪芤嫒碩苑瘢縇/C的貨物和金額與合同是否相同?裝期?特別條款?
  改證:審證後發現問題是常事。包裝上,總金額,效期,包括拼寫錯誤。要求對方修改,一份L/C,可能有幾處問題,我們要一一指出,一次性修改。
   (3).訂倉裝船:貨物備妥,L/C沒問題後,我們就要進入到出貨裝櫃,租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的,我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先:
  出貨裝櫃:(P。28)跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇,制作裝箱單,跟蹤裝櫃等。
   A. 貨櫃選擇:(P。29)根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有:20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸
   B. 制作裝箱單:(P。30)裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格,數量,箱數,毛淨重,包裝尺碼,總體積,箱號,唛頭等。
   C. 跟蹤裝櫃:(P。31)出貨前一天通知有關人員並確定出貨數量的准確性。協助生産部門安排好人員裝櫃。貨櫃到廠後,跟單員要監裝,指導貨物的擺放。如一個櫃內有幾種貨,每一規格的産品要留一二箱放于貨櫃尾部用于海關查貨用。
   (4)制單結彙:是出口貨物跟單的最後一個環節。
   A.制單:貨物裝船後,跟單員要及時按L/C,合同或其它單據的內容制作各種單據。
  要在L/C的有效期內將單據送交銀行。
  出口單據主要有:彙票,發票,海關發票,提單,裝箱單,産地證,商檢證,保險單等。
   B.結彙:如按L/C的規定制作了單據,並及時送交了銀行,我們就可及時收到貨款了。
  單據要求:正確,完整,及時,簡明,整潔
  
  五.進口貨物跟單的基本程序:
  (1) 就是跟進進口合同的履行。其程序爲:租船訂倉,申請開證,催交裝運,辦理保險,商檢報關及接貨驗收等。
  
  
  第三講
  物料采購及物料進倉跟蹤
  這一章裏,我們要掌握:物料采購跟單的基本要求
  物料采購跟單的原因
  物料采購跟單的流程
  物料采購跟單的方法策略
  物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料,品名,規格,數量及交期更進行跟蹤。目的:滿足企業生産活動對物料的需求,在必要的時候,獲得必要的物料,避免停工待料。
  一.采購跟單的基本要求:適當的交貨時間,適當的交貨質量,適當的交貨地點,適當的交貨數量及適當的交貨價格。(適時,適質,適地,適量,適價)
  二.物料采購跟單的原因:
  以下原因造成我們要對物料進行跟催:
(1) 供應商方面的原因:由于供應商方面的原因造成交貨不及時,而使我們必須跟單的原因有:超過産能的接單和超過技術水准的接單。制程管理不良,質量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低,完不成。等原因。
  (2) 企業方面的原因:供應商的選定有誤,對他的産能和技術調查不足。所要求的品質沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。
  (3) 溝通方面的原因:信息交換不及時。
  
  三.物料采購跟單流程:
  (1) 制作訂購單:
  跟單員接到所需部門的請購單,要制成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意:審查請購單。熟悉訂購的物料,價格確認,確認質量標准。確認物料需求量,制定訂單說明書,發出訂購單。(制作采購單P。26),將要采購的物料名稱,規格型號,數量,價格。交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤後發給供應商,並要求供應商簽字回傳。
  (2)訂單跟蹤
  對長期合作的,信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝,跟蹤原材料,跟蹤加工過程,跟蹤組裝總測,跟蹤包裝入庫。
  (3)物料檢驗
  確定檢驗日期,通知檢驗人員,進行物料檢驗,處理檢驗問題
   (4)物料進倉
  協調送貨,協調接受,通知送貨,物料入庫,處理接受問題
  
  四.物料采購跟單的方法策略:
  催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的物料,使企業的經營成本降低。
   1. 催單的方法:
   (1)按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。
  有:聯單法:將訂購單按日期順序排列好,提前一定時間進行跟催。
  統計法:將訂購單統計成報表,提前一定時間進行跟催。
  跟催箱:制作一個31格的跟催箱,將訂購單依照日期順序放入跟催箱,每天跟催相應的訂單。
  (2) 定期跟催。于每周固定時間,將要跟催的訂單整理好,打印成報表定期統一跟催。
  
  
  第四講
  生産跟蹤:(生産過程跟單)
  本章要掌握:生産過程跟單的基本要求
  生産過程跟單的流程
  生産過程跟單主要是了解企業的生産進度能否滿足定單的交貨期,産品是否按訂單生産,因此跟單員要深入企業的生産車間查驗産品的質量與生産進度,發現問題要及時處理。因爲生産過程跟單的基本要求是使企業能按訂單即時交貨及按訂單約定的質量交貨。所以我們要深入到生産線,查看進度,查看質量。
  一.生産過程跟單的基本要求:
   1按時交貨:要使生産進度與訂單交貨期相吻合,做到不提前也不推遲。按時交貨跟單的要點:
   2按質交貨:生産出來的産品符合訂單的質量要求。
  (
  二.生産過程跟單的流程:
   1. 下達生産通知書。
  跟單員接到客戶訂單後,應將其轉化爲生産通知單。通知單要明確客戶所訂産品的名稱,規格型號,數量,包裝要求,交貨期等。
   2. 分析生産能力
  生産通知單下達後,要分析企業的生産能力。能否按期,按質地交貨。如不能應采取什麽措施?要不要外包?
   3.制定生産計劃:
  生産計劃的制定及實施關系著生産管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化爲生産通知單。
   4.跟蹤生産進度
  (1) 生産進度控制流程:
  (2) 生産進度控制作業程序
  (3) 生産進度控制重點:
   A.實際進度與計劃進度發生差異,要找原因。通常有下列原因:
   1. 原計劃錯誤
   2. 機器設備有故障
   3. 材料沒跟上。
   4. 不良率和報廢率過高
   5. 臨時工作或特急訂單的影響。
   6. 前制程延誤的累積
   7. 員工工作情緒低落,缺勤或流動率高
  (4) 跟蹤生産進度的表單:
  有:生産日報表,生産進度差異分析表,生産進度控制表,生産異常處理表,生産線進度跟蹤表。
   5.交期延誤:
  如是工廠原因,要通知客戶,取得同意後方可出貨。如不同意,一是協商,我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
  
   6.我們再提一下有關訂單的更改問題:
  客戶對已下的訂單因市場變化會有更改,有數量上的,(或增加,或減少)。有包裝上的。(彩印,或白合)。有交期的變更。(或提前,或推遲)。接到客戶要求變更,首先要看改什麽?能否接收?如我們的貨已生産的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如還沒按排,問題不大。如已按排了部份,要進行協商。比如數量要減,我們已按原數量采購了材料,通用的問題不大。但如是專用的,客戶要承擔部份費用。對交期:如要提前,我們要根據實際情況說。如要推遲,時間短,問題不大,但如要延遲很長,那倉儲費,損耗費要承擔。
  
  第五講
  貨物運輸跟單
  本章要點:出口貨物的跟單流程
  進口貨物的跟單流程
  集裝箱貨物運輸的跟單流程
  貨運單證的繕制
  貨物的通關與報關
  。
  貨物運輸主要有海運,空運,鐵路,,陸運,集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是海運和集裝箱運輸。跟單員的主要工作是制作貨運單據,協助報關員進行貨物的通關與報關。
  貨物運輸跟單流程:
  跟單流程隨貨物運輸方式的不同而有所區別。我國進出口貨物運輸的方式大多采用海運,並用集裝箱爲承載容器。這裏我們講三種貨物運輸的跟單流程:
   1. 海運出口貨物的跟單流程: 視貿易條件的不同而不同,FOB成交,出口方不要租船訂倉。CNF=CFR 出口方不要辦保險。CIF出口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。
  (1) 報驗:收到LC 或貨款,審核無誤後,貨也備好,向商檢機構申報。
  (2) 租船訂倉:與船公司或貨代聯系。
  (3) 辦保險:CIF價,我們要投保
  (4) 貨物集港:出口單位要在船公司通知的時間內將貨物發運到港區內的指定貨場或倉庫。
  (5) 報關:貨物集港後,我們應在裝船前24小時向海關辦理申報手續。
  (6) 裝船:憑蓋有海關放行章的裝貨單,貨物可裝船。
  (7) 發裝船通知:貨物裝船後,即向收貨人發裝船通知。內容包括:LC或SC號,品名,數量,金額,船名,開航日期等。
  (8) 支付運費:
  (9) 退關:已完成報關手續放行的貨物,因特別情況,如無艙位,貨短少。不能裝船,要向海關申報退回,退關貨物應在運輸工具結關之前或自退運之日起三天內辦理手續。
   2. 海運進口貨物的跟單流程:
  也視貿易條件不同而有不同。CIF CFR條件進口,由出口方租船訂艙。我們進口貨物大都按FOB貿易條件進口。我們自已安排船。跟單程序如下:
  (1) 租船訂艙:
  (2) 發派船通知:船位訂下後,將船名,船期通知出口方,使其按期備好貨,裝船。
  (3) 辦保險:我們收到國外賣方裝船通知後,即向保險公司辦理投保。
  (4) 彙集單證:各種進口單證是辦理進口報關,報驗,接交等不可缺少的憑證。
  (5) 辦理商品登記:凡法檢商品貨到後,我們要憑進口貨物通知單向口岸商檢機構登記。而後海關才受理報關。
  (6) 報關:所有進出口貨物都需向海關申報。貨物在經海關查驗與申報內容一致才可放行。
  (7) 監卸和交接:船到港卸貨前一般有理貨公司理貨。他代表船方將進口貨物按提單,標記,唛頭清點件數,驗看包裝後撥交給進口方。(核對標記對否?是不是應接的貨。對破損的貨物內外包裝要有記錄,作現場拍照。查清損失的具體數量,查明殘缺的原因和責任人,索要證明以進行索賠。
   3. 集裝箱運輸貨物的跟單流程:
  出口跟單流程:
  (1) 訂艙(訂箱)。按貨的體積訂箱。20’ 29 – 30 17.5t
   40’58 –61 22.5t
   40’H 68-71 27.5t
   (2) 接受托運,發送空箱
  (3) 整箱貨的裝箱與交貨:裝箱前(不得晚于裝箱前24小時)向海關辦理報關。
  (4) 拼箱貨的裝箱與交貨:貨送貨運站。該站人員清點接收。
  (5) 貨物進港:在船吊裝前24小時截止貨進港。
  (6) 換取提單:貨進場的收據是換取提單的憑證。
  (7) 裝船:
  (8) 寄送資料:
  進口:
  (1) 寄送資料 (起運港的船公司在貨船到港前〈近洋24小時,遠洋7天〉用傳真或郵寄向卸貨港提供提單副本,艙單,裝箱單等貨物清單。
  (2) 分發單證:船公司或其代理應及時地將起運港寄來的有關貨運單據分別送給有關的進口貨代或收貨人。以使貨到港前做好准備。
  (3) 發到貨通知:船公司預告到港日,船到港後發正式到貨通知。
  (4) 換取提貨單:收貨人持正本提單向船公司換取提貨單。
  (5) 卸船提貨:辦理進口報關。
  (6) 提貨時發現鉛封損壞,或箱子破損,要與貨運站共同簽認,以便向船公司索賠。
   4. 貨運單據的制作:
  (1) 海運單據:裝船通知(Shipping Advice)
  主要內容:L/C 號或S/C號,品名,數量,箱數,金額,船名,開航日,到港日等。
  (2) 航空運單(Airway Bill)是運輸單據,而不是提貨的憑證。
  (3) 集裝箱貨運單據:托運單(9聯單)和 裝箱單
   5. 貨物的通關與報關流程及操作:
  (1) 貨物的通關程序及流程:接受申報 ——審核單證——查驗貨物——辦理征稅——放行。
  (2) 貨物的報關則包括:進出口申報——查驗——交稅——提貨或裝貨。

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